Cómo organizar una graduación de secundaria?

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Si te tocó ser el organizador (u organizadora) de la graduación de la secundaria, aquí tenemos algunos tips para ti. Muchas veces uno queda como el organizador de una graduación, pero no sabes ni por dónde empezar.

No te preocupes, aquí te mostraremos algunas recomendaciones para lograr hacer de tu graduación un evento totalmente exitoso.

 La Fecha.- Primero, el tiempo. Cuanto más tiempo tengas para planear el evento, mejor, pues así podrás escoger la fecha que más te convenga antes de que todos los lugares y fechas estén apartados. Es preferible que comiences a preparar el evento por lo menos seis meses antes del gran día, así contarás con suficiente tiempo para comparar presupuestos, lugares, negociar descuentos, etcétera.

 Número de personas.- Debes tener un número aproximado de las personas que asistirán al evento, pues así de entrada podrás descartar lugares que no cumplan con los requerimientos de tamaño que tengas, ya sea que no tengan el tamaño suficiente o por el contrario, que sean demasiado grandes.

 Estilo del evento.- Define cómo va a ser el estilo del evento que quieres organizar. Si va a ser un evento de gala con manteles largos y de etiqueta, o si va a ser algo un poco más informal como una fiesta para los graduados. De esta manera, vas a poder seleccionar mejor los lugares para el evento y descartar a los que no se ajusten al tipo de evento que quieres organizar.

 El lugar.- Ya que sabes cómo va a ser el evento que quieres hacer, y aproximadamente el número de personas que asistirán, es momento de buscar los candidatos ideales para albergar el evento. Lo típico es un salón de fiestas, pero también puedes considerar la opción de un restaurante, un jardín o una discoteca que permita la renta de tiempo para eventos para adolescentes. Comienza por hacer un sondeo de los lugares cercanos al colegio, pues es un punto de referencia para todos, pero también busca en los directorios, por Internet, pregunta a los organizadores de graduaciones de años anteriores, para que tengas todas las opciones posibles.

 Las amenidades del evento.- Según el estilo del evento escogerás los elementos de entretenimiento del mismo. Si es una fiesta de tipo clásica, entonces puede ser un grupo musical que toque las canciones típicas para animar un evento. Si se trata de una fiesta de carácter más jovial, entonces tal vez opten por un DJ que ponga música de moda para bailar. También ten en cuenta la programación de alguna actividad durante el evento como entrega de reconocimientos, discursos del director o de profesores, algún baile o coreografía especialmente hecha para ese día. Todo eso lo tienes que establecer en un horario bien definido para el evento para evitar contratiempos en ese día.

 Presupuesto.- Debes tener bien definido el presupuesto para que así puedas decidir qué paquete puedes escoger dentro de toda la gama que te ofrecen los salones y lugares. Algunos lugares ofrecen paquetes que incluyen todo, desde la comida y horas de renta hasta el grupo o música, fotografía y video e incluso los recuerdos, sin embargo, es muy buena idea que también obtengas los costos de otros proveedores pues tal vez el costo sea menor si consigues los demás elementos por tu lado, aunque en ese caso tendrás que hacer un mayor esfuerzo para la organización del evento.

Si la familia de cada estudiante va a adquirir sus propios boletos para el evento, preséntales ya sea en una junta o a los representantes del grupo las opciones que has encontrado y los diferentes precios de cada una para decidir la que más le convenga o le agrade a la mayoría.

Recuerda que lo más importante es hacer las cosas con tiempo, solicitar cualquier presupuesto por escrito y organización, organización y más organización. Siempre ten bien organizados todos los presupuestos que obtengas, depósitos bancarios que hayas recibido para el evento, o que hayas realizado a proveedores, las cartas de confirmación de asistencia de las familias de los estudiantes y todos los documentos que te sirvan para evitar cualquier problema o malentendido.

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Written by: Eventolink on 23 julio, 2011.
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